1.c. Tímarit - Að skrá Myndasögusyrpu og Andrés Önd

Breytt Tue, 23 Apr 2024 kl 09:42 AM

Áþreifanlegt (fýsískt) efni í reglulegri útgáfu

EFNISYFIRLIT

Inngangur

Inngangur

Alma kerfið er byggt upp af komuspám. Þegar búið er að búa til komuspár þá er einfalt að skrá inn tímaritin þegar þau koma í hús.

Komuspá er færslusnið fyrir útgáfutíðni sem inniheldur upplýsingar um árganga og tölublöð og býr sjálfkrafa til eintökin.

Áður en kerfið getur tekið við tímaritum nokkurn veginn sjálfvirkt þarf að setja upp komuspá fyrir hvern titil á hverju safni.

Í sameiginlegu Excel skjali (bit.ly/komuspa) eru helstu tímaritatitlar, árgangar, tölublöð, tíðni og fleira sem hægt er að nota þegar verið er að búa til komuspárnar í kerfinu.

Skref 1. - Að finna tímaritið og búa til pöntun

Það fyrsta sem þarf að gera er að finna bókfræðifærsluna sem þú ætlar að vinna með. Það er farið í „Allir titlar“ og leitað að tímaritinu. Mælt er með að leita eftir ISSN númeri ef það er hægt.

Athugið að í nýja kerfinu á ekki að tengja pöntun við árgangafærslur, heldur verða þær héðan í frá tengdar á sömu færsluna.

Myndasögusyrpa = : Syrpa. 1023-7798

Andrés Önd. 0908-0430

Þegar búið er að finna réttu færsluna er ýtt á „Pöntun“ (gæti verið undir þrípunktunum).

Þá opnast pöntunarform sem þarf að fylla inn í.

í „Tegund innkauparpöntunarlínu“ er valið „Prentað tímarit – áskrift“.
í „Eigandi innkauparpöntunarlínu“ velurðu þitt bókasafn“.
- Það er hægt að hafa áskriftir allra útibúa undir sömu pöntun. Þá skal velja aðalsafnið hér, óháð því hvar eintökin munu lenda.
í „Hlaða úr færslusniði“ er valið „Tímarit – Sýndarbirgir – Enginn sjóður“.
haka við „Úthluta safnskrá handvirkt“.

Það þarf að passa að haka við „Úthluta safnskrá handvirkt“ annars verður til nýr forði og þá er erfiðara að vinna með forðafærsluáskriftina.

Smella svo á „Búa til innkaupapöntunarlínu“ og „Staðfesta“ í sprettiglugga.

Skref 2. - Að útbúa pöntunarlínu

Nú þarf að fylla út pöntunarlínuna.

1) Það þarf að fara niður í „Upplýsingar um endurnýjun“ og velja þar hvenær á að endurskoða áskriftina næst.

Endurnýjunardagur er dagurinn sem þarf að endurnýja tímaritaáskriftina. Áminningartímabil endunarnýjunar (dagar) þýðir að x dögum fyrir endurnýjunardaginn kemur tilkynning frá kerfinu í verkefnalistann um að það þurfi að skoða þetta tímarit þar sem það er kominn tími til að endurnýja áskriftina.

2) Ofar í forminu, undir „Upplýsingar um birgi“, þarf að skoða hvort þurfi að laga „Tímabil á milli tölublaða“ og „Biðtími kröfu“.

„Tímabil á milli tölublaða“ er hversu margir dagar eru á milli tölublaða á árinu. Þetta er fyllt út til þess að kerfið geti fylgst með fyrir mann að næsta tölublað ætti að vera komið inn í kerfið. Ef tíminn fer fram yfir og nýja tölublaðið hefur ekki verið skannað inn kemur tilkynning á verkefnalistann.

• 7 ef um vikurit er að ræða (Andrés Önd)

• 30 ef blað kemur einu sinni í mánuði (Myndasögusyrpan)

„Biðtími kröfu“ eru dagarnir sem líða frá því að blaðið ætti að vera komið og þangað til áminningin birtist í verkefnalistann. Ef tíminn fer fram yfir og nýja tölublaðið hefur ekki verið skannað inn kemur tilkynning á verkefnalistann (Pöntunarlínur með kröfum).

Nú er búið er að yfirfara upplýsingar í pöntunarlínunni og það er komið að því að bæta við áskriftum.

Hér skal smella á „Bæta við forða“ og velja safndeild sem tímaritið á að fara í.

3) Vista skjalið áður en haldið er áfram

Smella á „Vista“ í borðanum efst á síðunni áður en haldið er áfram og staðfesta staðfestingaskilaboð.

Skref 3. - Að tengja eldri forðafærslur við nýju pöntunarlínuna

Ef á að tengja efnið við eldri forða skal fara í þetta skref. Annars skal fara beint í skref 4.

Aðeins skal tengja forðafærslur saman við nýju færsluna ef um sömu bókfræðifærslu (titil) er að ræða, þ.e.a.s. ekki árgangafærslur.

1) Afrita POL númerið.

Áður en farið er í næsta skref þarf að afrita POL númerið ofan við „Upplýsingar um innkaupapöntunarlínu“ hægra megin á skjánum

Eða í glugganum efst vinstra megin. Þetta númer er notað til að sameina færsluna við eldra efni á safninu.

2) Finna eldri forða og laga stillingar.

Nú er komið að því að finna eldri forða af tímaritinu og tengja inn í pöntunarlínuna sem verið var að búa til. Það er best að leita að ISSN númerinu undir„Forðafærslur fyrir áþreifanleg viðföng“. Þá er hægt að sía niðurstöður eftir efni sem er einungis til á þínu bókasafni.

Þá er gott að skipta skjánum til þess að auðvelda vinnuna með forðafærslurnar. Það er gert með því að smella á táknið ofarlega til hægri á skjánum.

Til þess að geta tengt nýju áskriftirnar við eldri forða á safninu, þarf að tengja þær saman. Þetta er gert til þess að búa til samræmi innan kerfisins.

3) Tengja innkaupapöntunarlínu við eldri forða.

Þegar búið er að laga stillingarnar skal fara í þær forðafærslur sem þið viljið tengja inn í pöntunarlínuna og velja „Tengja innkaupapöntunarlínu“ undir þrípunktunum.

Þar skal skrifa inn númerið á pöntunarlínunni sem var afritað í fyrra skrefinu. Ef gleymdist að afrita POL númerið er hægt að fara í „Nýlegar einingar“ uppi í hægra horninu á skjánum og finna POL númerið þar.

Það er mikilvægt að velja tillöguna sem að birtist þegar POL númerið er sett inn.

Ef það hefur tekist að tengja pöntunarlínuna við gamla forðann birtist POL númerið inn í upplýsingum um forðafærsluna.

Þetta skal endurtaka fyrir alla forðafærslur sem á að tengja við áskriftina.

4) Það þarf að fara aftur inn í pöntunarlínuna.

Nú þarf að komast inn í pöntunarlínuna aftur sem var búin til í fyrsta skrefinu. Til þess að gera það er hægt að fara í „Nýlegar einingar“ undir klukkutákninu, finna pöntunarlínuna sem verið er að vinna með og smella þar á blýantstáknið og „Breyta einingu“ .

Þá opnast innkaupapöntunarlínan aftur.

Einnig er hægt að fletta upp POL númerinu í leitarglugganum undir Pöntunarlínur.

Nú er hægt að sjá að þær forðafærslur sem voru tengdar inn í pöntunarlínuna eru nú komnar inn undir „Forði fyrir pöntuð eintök“ sem „Móttekin eintök“

Næsta skref er að bæta við áskriftir inn í þá forða sem eiga að vera með áskrift. Það er gert með því velja réttan forða, fara þrípunktana og velja „Breyta“.

Ef tengdar eru tvær forðafærslur við Pöntunarlínur, t.d. í því tilfelli þar sem Myndasögusyrpan er geymd í almennri deild og í geymslu þá skal aðeins setja áskrift á þá forðafærslu þar sem tímarit fara þegar þau koma á safnið. Farið beint í skref 5.

Skref 4. - Að bæta við staðsetningu og fjölda áskrifta

Ef um er að ræða nýja áskrift þar sem ekki þarf að tengja inn gamla forðafærslu er komið að því að bæta við áskriftum.

Hér skal smella á „Bæta við forða“

Svo skal velja „Fjöldi gagna í forða sem á að búa til“. Fjöldi gagna fer eftir því hvað þarf að skrá inn margar áskriftir.

Hér á ekki að setja inn fjölda eintaka eins og í bókum, heldur fjölda áskrifta.

Síðan þarf að velja safndeild þar sem nýjustu eintökin eiga að vera þegar þau koma á safnið. Engin þörf er á að setja inn reglur eintaks fyrir tímarit.

Útlánareglurnar gera ráð fyrir efnistegundinni „Tölublað“ sem tímaritin munu sjálfkrafa fá.

Næst skal smella á „Vista“.

Þetta skal endurtaka fyrir aðrar safndeildir ef þess þarf (en aðeins fyrir safndeildir sem innihalda nýjustu tímaritaeintökin hverju sinni).

Vista pöntunarformið áður en haldið er áfram.

Hér er gott að smella á „Vista“ efst á síðunni áður en haldið er áfram.

Skref 5. - Að laga forðafærsluna og búa til komuspá

Nú opnast forðafærslan í lýsigagnaritlinum.

1) Það þarf að skoða hvort þurfi að laga kjalmiðamerkingu í 852

Hér er hægt að laga kjalmiðamerkinguna ef þess þarf í línu 852 fyrir aftan $$h . Kjalmiðamerking inn í forðafærslu á að vera „lægsti samnefnari“. Hér á ekki að bæta við tölublaða-upplýsingum á kjalmiða.

Lægsti samnefnari er það sem öll tölublöðin eiga sameiginlegt.

2) Það þarf að velja komuspá

Þegar búið er að laga það sem þarf að laga er smellt á CTRL+E til þess að bæta við sviðum úr færslusniði. Hér skal velja rétta komuspá fyrir þitt tímarit og velja „í lagi“.

Búið er að útbúa sérstakt færslusnið fyrir bæði Myndasögusyrpuna og Andrés Önd.

Nú hleður forðafærslan inn komuspá fyrir tímaritið og lína 853 og 590 bætist við færsluna.

590 sviðið er það sem lánþeginn sér á leitir.is.

3) Það þarf að fylla út komuspána, sem er í línu 853

Myndasögusyrpan

$$a er þar sem númerið á myndasögusyrpunni kemur fram.
$$i stendur fyrir ártal.
$$j stendur fyrir mánuði.

Andrés Önd

$$a stendur fyrir árgang.
$$b er númerið á tölublaðinu
$$$i stendur fyrir ártal.
$$j stendur fyrir mánuði.

Það sem þarf að gera núna er að fylla út komuspána eins og við á.

Talningin þarf að miða við fyrsta tölublaðið á árinu sem er í tilfelli Myndasögusyrpunnar og Andrés Andar janúar eða 1. Þetta er formúlan til þess að lýsing eintaks verði til í kerfinu og hægt verði að greina á milli tölublaða.

Til þess að bæta við upplýsingum í komuspána skal smella inn í línu 853 og ýta á F3 á lyklaborðinu.

Myndasögusyrpan

í reit „First level of enumeration“ er sett hvaða númer er í byrjun þess árs sem verið er að skrá
í „First level of chronology“ er ártal.
í „Second level of chronology“ er mánuðurinn sem tölublaðið kemur út. Athugið að það á eftir að þýða mánaðaheitin. Ef ekki er vilji að hafa mánuðinn inni skal sleppa því að fylla þennan reit út
í „Útgáfudagur“ er væntanleg dagsetning á fyrsta tölublaðinu.

Svo skal smella á „Loka“.

Andrés Önd

í reit „First level of enumeration“ er sett hvaða árgangur er á þessu ári.
í „Second level og enumeration“ er tölublaðið og ætti það alltaf að vera 1 ef um að ræða nýja númeringu á hverju ári því að það er miðað við að verið sé að setja inn fyrsta tölublað ársins.
í „First level of chronology“ er ártal.
í „Útgáfudagur“ er væntanleg dagsetning á fyrsta tölublaði
í „Second level of chronology“ er mánuðurinn sem tölublaðið kemur út. Best er að hafa þennan reit tóman.
það á að hafa „Third level of chronology“ reitinn auðan.

Svo skal smella á „Loka“.

4) Að opna væntanleg eintök

Næst þarf að opna væntanlegt eintök miðað við spána sem var verið að búa til. Það er gert með því að smella á „Færsluaðgerðir“ og velja „Opna væntanleg eintök“.

Nú býr kerfið til væntanleg eintök miðað við komuspána sem var verið að útbúa. Það þarf að vera viss um að allt sé í lagi áður en smellt er á „Vista“.

Ef það er eitthvað sem er ekki í lagi skal smella á „Fleygja“ í staðin fyrir „Vista“ og laga upplýsingarnar sem voru settar inn í komuspána (svið 853+F3).

Myndasögusyrpan

Andrés Önd

Athugið það þarf að bíða þar til glugginn með eintökunum er horfinn af skjánum (kerfið er smástund að hugsa). Það þarf að passa að ýta ekki aftur á vista þó að kerfið virðist vera búið að hugsa. Listinn mun hverfa sjálfur.

Nú er komið að því að vista þessa forðafærslu. Það er gert með því að fara í „Vista“ og þar undir í „Vista og losa færslu“ eða velja CTRL+ALT+R á lyklaborðinu.

Svo skal smella á „Fela lýsigagnaritil“ niðri í vinstra horninu eða velja ALT+M á lyklaborðinu.

Skref 5 skal endurtaka fyrir hverja forðafærslu sem bætt var við í pöntunarlínuna og á að vera með virka áskrift.

Þegar búið er að bæta við áskrift á allar forðafærslur sem eru með virka áskrift skal smella á „Panta núna“ inn í pöntunarlínunni.

Svo skal smella á staðfesta ef það kemur upp gluggi.

Ef eintök voru til áður, t.a.m. ef að búið var að bæta við stökum tímaritum þá eru sum tölublöð orðin tvöföld fyrir árið þar sem kerfið býr til tímarit fyrir heilt ár í senn.

Einnig gæti verið að bókasafnið hafi ekki átt heilan árgang af tölublöðum. Þessum auka tölublöðum sem kerfið var að búa til þarf að eyða.

Skref 6. - Að eyða út auka tölublöðum

Ef það þarf að eyða út auka tölublöðum þá þarf að finna forðann aftur með því að leita að ISSN númerinu undir „Forðafærslur fyrir áþreifanleg viðföng“.

Nú þarf að haka við þau auka eintök sem á að eyða.

Þegar búið er að haka við öll eintökin skal velja „Umsjón með völdum atriðum“ og velja þar „Fjarlæga eintök“. Síðan skal staðfesta.

Nú er búið að búa til pöntunina og komuspána, opna væntanleg eintök og eyða út auka eintökum. Lánþegi mun ekki sjá þessi eintök fyrr en það er búið að mótttaka þau inn í kerfið.

Næsta skref er að móttaka tímaritin þegar þau koma í hús.

Sjá leiðbeiningar:

2. Tímarit - Að taka á móti nýju tölublaði

Einu sinni á ári þarf að endurnýja áskriftina og opna öll tölublöðin fyrir komandi ár.

Sjá leiðbeiningar:

3. Tímarit - endurnýjun áskrifta - að opna væntanleg eintök fyrir næsta ár