1. Tímarit - Að skrá nýja áskrift

Skref 1. - Að finna tímaritið og búa til pöntun

Það fyrsta sem þarf að gera er að finna bókfræðifærsluna sem þú ætlar að vinna með. 

Það er farið í „Allir titlar“ og leitað að tímaritinu. Mælt er með að leita eftir ISSN númeri ef það er hægt. 

Þegar þú ert búin að finna réttu færsluna er ýtt á „Pöntun“ (gæti verið undir þrípunktunum).

Þá opnast pöntunarform sem þarf að fylla inn í.

•  í „Tegund innkauparpöntunarlínu“ er valið „Prentað tímarit – áskrift“.
•  í „Eigandi innkauparpöntunarlínu“ velurðu þitt bókasafn“.  
  • Það er hægt að hafa áskriftir allra útibúa undir sömu pöntun. Þá skal velja aðalsafnið hér, óháð því hvar eintökin munu lenda.
•  í „Hlaða úr færslusniði“ er valið „Tímarit – Sýndarbirgir – Enginn sjóður“. 
•  haka við „Úthluta safnskrá handvirkt“. 

Það þarf að passa að haka við „Úthluta safnskrá handvirkt“ annars verður til nýr forði og þá er erfiðara að vinna með forðafærsluáskriftina. 

Ýta svo á „Búa til innkaupapöntunarlínu“ og „Staðfesta“ í sprettiglugga.

Skref 2. - Að útbúa pöntunarlínu

Nú þarf að fylla út pöntunarlínuna.

Endurnýjunardagur er dagurinn sem þarf að endurnýja tímaritaáskriftina. Áminningartímabil endunarnýjunar (dagar) þýðir að x dögum fyrir endurnýjunardaginn kemur tilkynning frá kerfinu í verkefnalistann um að það þurfi að skoða þetta tímarit þar sem það er kominn tími til að endurnýja áskriftina.

„Tímabil á milli tölublaða“ er hversu margir dagar eru á milli tölublaða á árinu. Þetta er fyllt út til þess að kerfið geti fylgst með fyrir mann að næsta tölublað ætti að vera komið inn í kerfið. Ef tíminn fer fram yfir og nýja tölublaðið hefur ekki verið skannað inn kemur tilkynning á verkefnalistann.

• 7 ef um vikurit er að ræða
• 30 ef blað kemur einu sinni í mánuði
• 45 ef blað kemur 8x á ári
• 90 ef blað kemur 4x á ári
• 182 ef blað kemur 2x á ári
• 365 ef blað kemur einu sinni á ári

„Biðtími kröfu“ eru dagarnir sem líða frá því að blaðið ætti að vera komið og þangað til áminningin birtist í verkefnalistanum.

Nú er búið er að yfirfara upplýsingar í pöntunarlínunni og það er komið að því að  bæta við áskriftum. 

Hér skal smella á „Bæta við forða“ 

Svo skal velja „Fjöldi gagna í forða sem á að búa til“. Fjöldi gagna fer eftir því hvað þarf að skrá inn margar áskriftir. 

Hér á ekki að setja inn fjölda eintaka eins og í bókum, heldur fjölda áskrifta. 

Svo þarf að velja safndeild þar sem nýjustu eintökin eiga að vera þegar þau koma á safnið. Engin þörf er á að setja inn reglur eintaks fyrir tímarit. Útlánareglurnar gera ráð fyrir efnistegundinni „Tölublað“ sem tímaritin munu sjálfkrafa fá.

Næst skal smella á „Vista“. 

Þetta skal endurtaka fyrir aðrar safndeildir ef þess þarf (en aðeins fyrir safndeildir sem innihalda nýjustu tímaritaeintökin hverju sinni).  

Vista pöntunarformið áður en haldið er áfram.

Hér er gott að smella á „Vista“ efst á síðunni áður en haldið er áfram. 

Ýta svo á „Breyta“ til að halda áfram að vinna með pöntunina.

Þá opnast innkaupapöntunarlínan aftur.

Skref 3. - Að laga forðafærsluna og búa til komuspá

Aftast í línunni fyrir forðann skal fara í þrípunktana og velja „Breyta“. 

Ýta á „Halda áfram“ í sprettiglugganum:

Nú opnast forðafærslan í lýsigagnaritlinum. 

1) Það þarf að laga kjalmiðamerkingu í 852.

Hér er hægt að laga kjalmiðamerkinguna ef þess þarf í línu 852 fyrir aftan $$h . Kjalmiðamerking inn í forðafærslu á að vera „lægsti samnefnari“. Hér á ekki að bæta við tölublaða-upplýsingum á kjalmiða. 

2) Það þarf að velja komuspá.

Þegar búið er að laga það sem þarf að laga skal ýta á CTRL+E á lyklaborðinu til þess að bæta við sviðum úr færslusniði. Hér skal velja rétta komuspá fyrir þitt tímarit og velja „Í lagi“. 

Athugið að verið er að vinna í því að bæta við færslusniðum.

Nú hleður forðafærslan inn komuspá fyrir tímaritið og lína 853 og 590 bætist við færsluna. 590 sviðið er það sem lánþeginn sér á leitir.is. 

Stefnt er að því að samræma það sem að lánþeginn sér. Til að byrja með munum við láta 590 sviðið vera og svo er hægt að fara til baka og breyta þessum upplýsingum síðar. 

3) Það þarf að fylla út komuspána.

Í línu 853 er komuspáin. Til þess að bæta við upplýsingum í komuspána skal smella inn í línu 853 og ýta á F3 á lyklaborðinu. 

Hér þarf að fylla út upplýsingar um tímaritið. Alltaf þarf að miða við fyrsta tölublað á árinu. Í sameiginlegu excelskjali er hægt að skoða upplýsingar um tímaritin,  bit.ly/komuspa .

Það sem þarf að gera núna er að fylla út komuspána eins og við á. Talningin þarf að miða við fyrsta tölublaðið á árinu (t.d. janúar ef það er mánaðarleg áskrift en mars ef um ársfjórðungslega áskrift er að ræða). Þetta er formúlan til þess að lýsing eintaks verði til í kerfinu og hægt verði að greina á milli tölublaða. 

Þá opnast pöntunarform sem þarf að fylla inn í.

• í reit „First level of enumeration“ er sett hvaða árgangur er á þessu ári.
• í „Second level og enumeration“ er tölublaðið og ætti það alltaf að vera 1 ef um að ræða nýja númeringu á hverju ári því að það er miðað við að verið sé að setja inn fyrsta tölublað ársins. 
•  í „First level of chronology“ er ártal. 
• í „Second level of chronology“ er mánuðurinn sem tölublaðið kemur út. Athugið að það á eftir að þýða mánaðaheitin. 
• í „Útgáfudagur“ er væntanleg dagsetning á fyrsta tölublaðinu. 
  

Svo skal smella á „Loka“. 

        4) Að opna væntanleg eintök

Næst þarf að opna væntanleg eintök miðað við spána sem var verið að búa til. Það er gert með því að smella á „Færsluaðgerðir“ og velja „Opna væntanleg eintök“.

Nú býr kerfið til væntanleg eintök miðað við komuspána sem var verið að útbúa. Það þarf að vera viss um að allt sé í lagi áður en smellt er á „Vista“.

 Ef það er eitthvað sem er ekki í lagi skal smella á „Fleygja“ í staðin fyrir „Vista“ og laga upplýsingarnar sem voru settar inn í komuspána (svið 853+F3).

Athugið það þarf að bíða þar til glugginn með eintökunum er horfinn af skjánum (kerfið er smástund að hugsa). Það þarf að passa að ýta ekki aftur á „Vista“ þó að kerfið virðist vera búið að hugsa. Listinn mun hverfa sjálfur. 

Nú er komið að því að vista þessa forðafærslu. Það er gert með því að fara í  „Vista og losa færslu“ eða velja CTRL+ALT+R á lyklaborðinu.

Svo skal fara í „Fela lýsigagnaritil“ niðri í vinstra horninu eða ýta á ALT+M á lyklaborðinu. 

Skref 3 skal endurtaka fyrir hverja forðafærsluáskrift sem bætt var við í pöntunarlínuna.

Þegar búið er að laga allar forðafærsluáskriftir skal smella á „Panta núna“ inn í pöntunarlínunni. 

Svo skal smella á  „Staðfesta“ ef það kemur upp gluggi. 

Skref 4. - Að eyða út auka tölublöðum (ef þarf)

Ef verið er að bæta við áskrift á miðju ári þá þarf að eyða eintökum út sem verða til fyrir þann tíma sem áskriftin hefst þar sem áskriftin miðar við fyrsta tölublað á ársins. Þ.e.a.s. ef áskrift byrjar í ágúst þarf að eyða út tölublöðunum sem myndast frá janúar - júlí. 

Nú þarf að finna forðann aftur með því að leita að ISSN númerinu undir „Forðafærslur fyrir áþreifanleg viðföng“. 

Næst skal fara í þrípunktana í forðafærslunni og velja „Skoða eintök“. 

Í þessum glugga er hægt sía listann eftir „Dagsetning móttöku: Ekki móttekið“. Þá sér maður lista yfir þau eintök sem á eftir að móttaka.

Nú þarf að haka við þau auka eintök sem verða til fyrir þann tíma sem áskriftin hefst.

Þegar búið er að haka við öll eintökin skal velja „Umsjón með völdum atriðum“ og velja þar „Fjarlægja eintök“. Síðan skal staðfesta.

Nú er búið að búa til pöntunina og komuspána, opna væntanleg eintök og eyða út auka eintökum. Lánþegi mun ekki sjá þessi eintök fyrr en það er búið að mótttaka þau inn í kerfið.   

Næsta skref er að móttaka tímaritin þegar þau koma í hús. 

Sjá leiðbeiningar:  

        2. Tímarit - Að taka á móti nýju tölublaði

Einu sinni á ári þarf að endurnýja áskriftina og opna öll tölublöðin fyrir komandi ár. 

Sjá leiðbeiningar: 

        3. Tímarit - endurnýjun áskrifta - að opna væntanleg eintök fyrir næsta ár