1.b. Tímarit - Að skrá áskrift ef safnið á til forða sem þarf að tengja við

Breytt Fri, 15 Nóv kl 1:37 PM

EFNISYFIRLIT
Inngangur
Skref 1 - Að finna tímaritið og búa til pöntun
Skref 2 - Að útbúa pöntunarlínu
Skref 3 - Að tengja eldri forðafærslur við nýju pöntunarlínuna
Skref 4 - Að laga forðafærsluna og búa til komuspá
Skref 5 - Að eyða út auka tölublöðum

Inngangur
Gegnir er byggt upp af komuspám. Þegar búið er að búa til komuspár þá er einfalt að skrá inn tímaritin þegar þau koma í hús.
Komuspá er færslusnið fyrir útgáfutíðni sem inniheldur upplýsingar um árganga og tölublöð og býr sjálfkrafa til eintökin.
Áður en kerfið getur tekið við tímaritum nokkurn veginn sjálfvirkt þarf að setja upp komuspá fyrir hvern titil á hverju safni.

Skref 1 - Að finna tímaritið og búa til pöntun

Það fyrsta sem þarf að gera er að finna bókfræðifærsluna sem þú ætlar að vinna með.

Það er farið í „Allir titlar“ og leitað að tímaritinu. Mælt er með að leita eftir ISSN númeri ef það er hægt.

Þegar búið er að finna réttu færsluna er ýtt á pöntun (gæti verið undir þrípunktunum).

Þá opnast pöntunarform sem þarf að fylla inn í.

í „Tegund innkauparpöntunarlínu“ er valið „Prentað tímarit – áskrift“.
í „Eigandi innkauparpöntunarlínu“ velurðu þitt bókasafn“.
- Það er hægt að hafa áskriftir allra útibúa undir sömu pöntun. Þá skal velja aðalsafnið hér, óháð því hvar eintökin munu lenda.
í „Hlaða úr færslusniði“ er valið „Tímarit – Sýndarbirgir – Enginn sjóður“.
haka við „Úthluta safnskrá handvirkt“

Það þarf að gæta þess að haka við „Úthluta safnskrá handvirkt“ annars verður til nýr forði og þá er erfiðara að vinna með forðafærsluáskriftina.

Ýta svo á „Búa til innkaupapöntunarlínu“ og „Staðfesta“ í sprettiglugga.

Skref 2 - Að útbúa pöntunarlínu

Nú þarf að fylla út pöntunarlínuna.

1) Það þarf að fara niður í „Upplýsingar um endurnýjun“ og velja þar hvenær á að endurskoða áskriftina næst.

Endurnýjunardagur er dagurinn sem þarf að endurnýja tímaritaáskriftina. Áminningartímabil endunarnýjunar (dagar) þýðir að x dögum fyrir endurnýjunardaginn kemur tilkynning frá kerfinu í verkefnalistann um að það þurfi að skoða þetta tímarit þar sem það er kominn tími til að endurnýja áskriftina.

2) Það þarf að skoða hvort þurfi að laga „Tímabil á milli tölublaða“ og „Biðtími kröfu“.

Ofar í forminu, undir „Upplýsingar um birgi“, þarf að skoða hvort þurfi að laga „Tímabil á milli tölublaða“ og „Biðtími kröfu“.

„Tímabil á milli tölublaða“ er hversu margir dagar eru á milli tölublaða á árinu. Þetta er fyllt út til þess að kerfið geti fylgst með fyrir mann að næsta tölublað ætti að vera komið inn í kerfið. Ef tíminn fer fram yfir og nýja tölublaðið hefur ekki verið skannað inn kemur tilkynning á verkefnalistann.

7 ef um vikurit er að ræða
30 ef blað kemur einu sinni í mánuði
45 ef blað kemur 8x á ári
90 ef blað kemur 4x á ári
182 ef blað kemur 2x á ári
365 ef blað kemur einu sinni á ári

„Biðtími kröfu“ eru dagarnir sem líða frá því að blaðið ætti að vera komið og þangað til áminningin birtist í verkefnalistanum.

Áður en farið er í næsta skref þarf að afrita POL númerið undir innkaupapöntunarlína vinstra megin í glugganum (eða efst uppi í borðanum, fer eftir skjálögun). Þetta númer er notað til að sameina færsluna við eldra efni á safninu.

3) Vista skjalið áður en haldið er áfram.

Hér skal smella á „Vista“ áður en haldið er áfram og staðfesta staðfestingaskilaboð.

Þegar ýtt er á vista þá fer kerfið yfir á síðu sem heitir „Innkaupapöntunarlína í yfirferð“.

Skref 3 - Að tengja eldri forðafærslur við nýju pöntunarlínuna

1) Það þarf að finna eldri forða og laga stillingar,

Nú er komið að því að finna eldri forða af tímaritinu og tengja inn í pöntunarlínuna sem verið var að búa til. Það er best að leita að ISSN númerinu undir„Forðafærslur fyrir áþreifanleg viðföng“. Þá er hægt að sía niðurstöður eftir efni sem er einungis til á þínu bókasafni.

Þá opnast allar forðafærslur af tímaritinu.

Mikilvægt er að sía listann eftir því safni sem verið er að vinna í.

Til þess að geta tengt nýju áskriftirnar við eldri forða á safninu, þarf að tengja þær saman. Þetta er gert til þess að búa til samræmi innan kerfisins.

2) Það þarf að tengja innkaupapöntunarlínu við eldri forða.

Smella skal á þrípunktana á þeirri forðafærslu sem á að tengja við áskriftina og velja „Tengja innkaupapöntunarlínu“.

Þar skal skrifa inn númerið á pöntunarlínunni sem var afritað í fyrra skrefinu. Ef gleymdist að afrita POL númerið er hægt að fara í „Nýlegar einingar“ upp í hægra horninu á skjánum og finna POL númerið þar.

Það er mikilvægt að velja tillöguna sem að birtist þegar POL númerið er sett inn.

Smella svo á „Uppfæra“.

Ef það hefur tekist að tengja pöntunarlínuna við gamla forðann birtist POL númerið inn í upplýsingunum um forðafærsluna.

Þetta skal endurtaka fyrir allar forðalínur safns fyrir viðkomandi titil.

3) Það þarf að fara aftur inn í pöntunarlínuna.

Nú þarf að komast inn í pöntunarlínuna aftur sem var búin til í fyrsta skrefinu. Til þess að gera það er hægt að fara í „Nýlegar einingar“ undir klukkutákninu, finna pöntunarlínuna sem verið er að vinna með og smella þar á blýantstáknið til að breyta.

Einnig er hægt að fletta upp POL númerinu í leitarglugganum undir „Pöntunarlínur“.

Nú er hægt að sjá að þær forðafærslur sem voru tengdar inn í pöntunarlínuna eru komnar inn undir „Forði fyrir pöntuð eintök“. Það er ein lína fyrir hverja forðafærslu. í dálkinum „Móttekin eintök“ sést hversu mörg eintök eru innan hverrar forðafærslu.

Næsta skref er að bæta við áskriftir inn í þær forðafærslur sem eiga að vera með áskrift (t.d. safndeildir sem innihalda nýjustu tímaritaeintökin hverju sinni).

Smella á þrípunktana og velja „Breyta“.

Ýta á „Halda áfram“ í sprettiglugganum:

Skref 4 - Að laga forðafærsluna og búa til komuspá

Nú opnast forðafærslan í lýsigagnaritlinum.

1) Það þarf að skoða hvort þurfi að laga kjalmiðamerkingu í 852

Hér er hægt að laga kjalmiðamerkinguna ef þess þarf í línu 852 fyrir aftan $$h . Kjalmiðamerking inn í forðafærslu á að vera „lægsti samnefnari“. Hér á ekki að bæta við tölublaða-upplýsingum á kjalmiða.

2) Það þarf að velja komuspá

Þegar búið er að laga það sem þarf að laga fyrir kjalmiðamerkingu er smellt á CTRL+E til þess að bæta við sviðum úr færslusniði. Hér skal velja rétta komuspá fyrir þitt tímarit og velja „í lagi“.

Nú hleður forðafærslan inn komuspá fyrir tímaritið og lína 853 og 590 bætist við færsluna.

590 sviðið er það sem lánþeginn sér á leitir.is. Stefnt er að því að samræma það sem að lánþeginn sér. Þannig að til að byrja með munum við láta 590 sviðið vera og svo er hægt að fara til baka og breyta þessum upplýsingum síðar.

3) Það þarf að fylla út komuspána

Hér þarf að fylla út upplýsingar um tímaritið. Alltaf þarf að miða við fyrsta tölublað á árinu.

Það sem þarf að gera núna er að fylla út komuspána eins og við á. Talningin þarf að miða við fyrsta tölublaðið á árinu. Þetta er formúlan til þess að lýsing eintaks verði til í kerfinu og hægt verði að greina á milli tölublaða.

Komuspáin er í línu 853. Til þess að bæta við upplýsingum í komuspána skal smella inn í línu 853 og ýta á F3 á lyklaborðinu.

Þá opnast pöntunarform sem þarf að fylla inn í.

í reit „First level of enumeration“ er sett hvaða árgangur er á þessu ári.
í „Second level of enumeration“ er tölublaðið og ætti það alltaf að vera 1 ef um að ræða nýja númeringu á hverju ári því að það er miðað við að verið sé að setja inn fyrsta tölublað ársins.
í „First level of chronology“ er ártal.
í „Second level of chronology“ er mánuðurinn sem tölublaðið kemur út. Athugið að það á eftir að þýða mánaðaheitin.
í „Útgáfudagur“ er best að setja alltaf dagsetningu sem á við fyrsta dag ársins.

Svo skal smella á „Loka“.

4) Að opna væntanleg eintök

Næst þarf að opna væntanleg eintök miðað við spána sem var verið að búa til. Það er gert með því að smella á „Færsluaðgerðir“ og velja „Opna væntanleg eintök“.

Nú býr kerfið til væntanleg eintök miðað við komuspána sem var verið að útbúa. Það þarf að vera viss um að allt sé í lagi áður en smellt er á „Vista“.

Ef það er eitthvað sem er ekki í lagi skal smella á „Fleygja“ í staðin fyrir „Vista“ og laga upplýsingarnar sem voru settar inn í komuspána (svið 853+F3).

Athugið það þarf að bíða þar til glugginn með eintökunum er horfinn af skjánum (kerfið er smástund að hugsa). Það þarf að passa að ýta ekki aftur á „Vista“ þó að kerfið virðist vera búið að hugsa. Listinn mun hverfa sjálfur.

Nú er komið að því að vista þessa forðafærslu. Það er gert með því að fara í „Vista og losa færslu“ eða velja CTRL+ALT+R á lyklaborðinu.

Svo skal fara í „Fela lýsigagnaritil“ niðri í vinstra horninu eða ýta á ALT+M á lyklaborðinu.

Skref 4 skal endurtaka fyrir hverja forðafærslu sem bætt var við í pöntunarlínuna og á að vera með virka áskrift.

Þegar búið er að bæta við áskrift á allar forðafærslur sem eru með virka áskrift skal smella á „Panta núna“ inn í pöntunarlínunni.

Svo skal smella á staðfesta ef það kemur upp gluggi.

Ef eintök voru til áður, þá gætu sum tölublöð verið orðin tvöföld.

Þ.e.a.s það sem var til áður (fyrstu mánuðir ársins) og það sem komuspáin bjó til núna.

Þessum auka tölublöðum sem kerfið var að búa til þarf að eyða.

Skref 5 - Að eyða út auka tölublöðum

Nú þarf að finna forðann aftur með því að leita að ISSN númerinu undir „Forðafærslur fyrir áþreifanleg viðföng“.

Þegar rétta forðafærslan er fundin þarf að fara í þrípunktana í forðafærslunni og velja „Skoða eintök“.

Í þessum glugga er hægt sía listann eftir „Dagsetningu móttöku: Ekki móttekið“. Þá sést listi yfir þau eintök sem á eftir að móttaka

Nú þarf að haka við þau auka eintök sem verða til fyrir þann tíma sem áskriftin hefst.

Þegar búið er að haka við öll eintökin skal velja „Umsjón með völdum atriðum“ og velja þar „Fjarlægja eintök“. Síðan skal staðfesta.

Nú er búið að búa til pöntunina og komuspána, opna væntanleg eintök og eyða út auka eintökum. Lánþegi mun ekki sjá væntanleg eintök fyrr en það er búið að móttaka þau inn í kerfið.

Næsta skref er að móttaka tímaritin þegar þau koma í hús.

Sjá leiðbeiningar:

2. Tímarit - Að taka á móti nýju tölublaði

Einu sinni á ári þarf að endurnýja áskriftina og opna öll tölublöðin fyrir komandi ár.

Sjá leiðbeiningar:

3. Tímarit - endurnýjun áskrifta - að opna væntanleg eintök fyrir næsta ár