Áþreifanlegt (fýsískt) efni í reglulegri útgáfu

EFNISYFIRLIT

• Inngangur
  • Skref 1. - Að finna tímaritið og búa til pöntun
  • Skref 2. - Að útbúa pöntunarlínu
  • Skref 3. - Að tengja eldri forðafærslur við nýju pöntunarlínuna
  • Skref 4. - Að bæta við staðsetningu og fjölda áskrifta
  • Skref 5. - Að laga forðafærsluna og búa til komuspá
  • Skref 6. - Að eyða út auka tölublöðum

Skref 1. - Að finna tímaritið og búa til pöntun

Það fyrsta sem þarf að gera er að finna bókfræðifærsluna sem þú ætlar að vinna með.  Það er farið í „Allir titlar“ og leitað að tímaritinu. Mælt er með að leita eftir ISSN númeri ef það er hægt. 

Ath: Það á ekki að tengja pöntun við árgangafærslur heldur er allt tengt á sömu færsluna.

Myndasögusyrpa = : Syrpa. 1023-7798

Andrés Önd. 0908-0430

Þegar búið er að finna réttu færsluna er ýtt á „Pöntun“ (gæti verið undir þrípunktunum).

Þá opnast pöntunarform sem þarf að fylla inn í.

•  í „Tegund pöntunarlínu“ er valið „Prentað tímarit – áskrift“.
•  í „Eigandi pöntunarlínu“ velurðu þitt bókasafn“.  
  • Það er hægt að hafa áskriftir allra útibúa undir sömu pöntun. Þá skal velja aðalsafnið hér, óháð því hvar eintökin munu lenda.
•  í „Hlaða úr færslusniði“ er valið „Tímarit – Sýndarbirgir – Enginn sjóður“. 
•  haka við „Búa til eintök handvirkt“.

ATH! Það þarf að passa að haka við „Búa til eintök handvirkt“ annars verður til nýr forði og þá er erfiðara að vinna með forðafærsluáskriftina.

Smella svo á „Búa pöntunarlínu“ og „Staðfesta“ í sprettiglugga.

Skref 2. - Að útbúa pöntunarlínu

Nú þarf að fylla út pöntunarlínuna.

Endurnýjunardagur er dagurinn sem þarf að endurnýja tímaritaáskriftina. 

Áminningartímabil endunarnýjunar (dagar) þýðir að x dögum fyrir endurnýjunardaginn kemur tilkynning frá kerfinu í verkefnalistann um að það þurfi að skoða þetta tímarit þar sem það er kominn tími til að endurnýja áskriftina.

„Tímabil á milli tölublaða“ er hversu margir dagar eru á milli tölublaða á árinu. Þetta er fyllt út til þess að kerfið geti fylgst með fyrir mann að næsta tölublað ætti að vera komið inn í kerfið. Ef tíminn fer fram yfir og nýja tölublaðið hefur ekki verið skannað inn kemur tilkynning á verkefnalistann.

• 7 ef um vikurit er að ræða (Andrés Önd) 

• 30 ef blað kemur einu sinni í mánuði (Myndasögusyrpan)

„Ítrekun á verkefnalista (dagar)“ eru dagarnir sem líða frá því að blaðið ætti að vera komið og þangað til áminningin birtist í verkefnalistann. Ef tíminn fer fram yfir og nýja tölublaðið hefur ekki verið skannað inn kemur tilkynning á verkefnalistann (Pöntunarlínur með kröfum).

 3) Vista pöntunarlínuna áður en haldið er áfram. 

Smella á „Vista“ í borðanum efst á síðunni áður en haldið er áfram og staðfesta staðfestingaskilaboð. 

Ef tengja á eldri forða við pöntunarlínuna skal fara í skref 3 

Ef um nýjan forða er að ræða skal fara í skref 4

Skref 3. - Að tengja eldri forðafærslur við nýju pöntunarlínuna

Ef á að tengja efnið við eldri forða skal fara í þetta skref.  Annars skal fara beint í skref 4.

Aðeins skal tengja forðafærslur saman við nýju færsluna ef um sömu bókfræðifærslu (titil) er að ræða, þ.e.a.s. ekki árgangafærslur.

3) Tengja pöntunarlínu við eldri forða.

Þegar búið er að finna réttu forðafærsluna sem tengja á við pöntunarlínuna skal velja „Tengja pöntunarlínu“ undir þrípunktunum.

Þar skal skrifa inn númerið á pöntunarlínunni sem var afritað í fyrra skrefinu.  

ATH: Ef gleymdist að afrita POL númerið er hægt að fara í „Nýlegar einingar“ uppi í hægra horninu á skjánum og finna POL númerið þar.

Það er mikilvægt að velja tillöguna sem að birtist þegar POL númerið er sett inn.

Ef það hefur tekist að tengja pöntunarlínuna við gamla forðann birtist POL númerið inn í upplýsingum um forðafærsluna.

Þetta skal endurtaka fyrir alla forðafærslur sem á að tengja við áskriftina. Ekki skal tengja inn árgangafærslur.

4) Það þarf að fara aftur inn í pöntunarlínuna.

Nú þarf að komast inn í pöntunarlínuna aftur sem var búin til í fyrsta skrefinu. Til þess að gera það er hægt að fara í „Nýlegar einingar“ undir klukkutákninu, finna pöntunarlínuna sem verið er að vinna með og smella þar á blýantstáknið og „Breyta einingu“ .

Þá opnast pöntunarlínan aftur.

Einnig er hægt að fletta upp POL númerinu í leitarglugganum undir Pöntunarlínur.

Nú er hægt að sjá að þær forðafærslur sem voru tengdar inn í pöntunarlínuna eru nú komnar inn undir „Forðafærslur“ sem „Móttekin eintök“.   

Næsta skref er að bæta við áskriftir. Það er gert með því velja réttan forða, fara þrípunktana og velja „Breyta“.

Ef tengdar eru tvær forðafærslur við Pöntunarlínur, t.d. í því tilfelli þar sem Myndasögusyrpan er geymd í almennri deild og í geymslu þá skal aðeins setja áskrift á þá forðafærslu þar sem tímarit fara þegar þau koma á safnið.  

Nú skal fara beint í skref 5.

Skref 4. - Að bæta við staðsetningu og fjölda áskrifta

Hér skal smella á „Bæta við forða“ undir „Forðafærslur"

Svo skal velja „Fjöldi forðafærslna sem á að búa til“. Fjöldi gagna fer eftir því hvað þarf að skrá inn margar áskriftir. Í flestum tilfellum er aðeins um eina áskrift að ræða.

Hér á ekki að setja inn fjölda eintaka eins og í bókum, heldur fjölda áskrifta. Ef um er að ræða fleiri en eina áskrift þarf að bæta við annan forða. 

Síðan þarf að velja safndeild. Næst skal smella á „Vista“.

Smelltu á þrípunktana og veldu „Breyta“. 

Ýta á „Halda áfram“ í sprettiglugganum:

Skref 5. - Að laga forðafærsluna og búa til komuspá

2) Það þarf að velja komuspá

Þegar búið er að laga það sem þarf að laga er smellt á CTRL+E til þess að bæta við sviðum úr færslusniði. Hér skal velja rétta komuspá fyrir þitt tímarit og velja „í lagi“. 

Búið er að útbúa sérstakt færslusnið fyrir bæði Myndasögusyrpuna og Andrés Önd. 

Nú hleður forðafærslan inn komuspá fyrir tímaritið og lína 853 og 590 bætist við færsluna.

590 sviðið er það sem lánþeginn sér á leitir.is. 

3) Það þarf að fylla út komuspána, sem er í línu 853

Myndasögusyrpan

• $$a er þar sem númerið á myndasögusyrpunni kemur fram. 
• $$i stendur fyrir ártal. 
• $$j stendur fyrir mánuði.

Andrés Önd

• $$a stendur fyrir árgang. 
• $$b er númerið á tölublaðinu 
• $$$i stendur fyrir ártal. 
• $$j stendur fyrir mánuði. 

Það sem þarf að gera núna er að fylla út komuspána eins og við á.

Talningin þarf að miða við fyrsta tölublaðið á árinu sem er í tilfelli Myndasögusyrpunnar og Andrés Andar janúar eða 1. Þetta er formúlan til þess að lýsing eintaks verði til í kerfinu og hægt verði að greina á milli tölublaða.

Til þess að bæta við upplýsingum í komuspána skal smella inn í línu 853 og ýta á F3 á lyklaborðinu.

Myndasögusyrpan

• Í reit „Upptalning A(a)“ er sett hvaða númer er í byrjun þess árs sem verið er að skrá.
• Í „Tímatal I(i)“ er ártal.
• Í „Tímatal J(j)“ er mánuðurinn sem tölublaðið kemur út. Athugið að  mánaðaheitin eru á ensku. Ef ekki er vilji að hafa mánuðinn inni skal hafa þennan reit tóman.
• Í „Útgáfudagur“ er væntanleg dagsetning á fyrsta tölublaðinu. 

Svo skal smella á „Loka“.

Andrés Önd

• Í reit „Upptalning A(a)“ er sett hvaða árgangur er á þessu ári.
• Í „Upptalning B(b)“ er tölublaðið og ætti það alltaf að vera 1 ef um að ræða nýja númeringu á hverju ári því að það er miðað við að verið sé að setja inn fyrsta tölublað ársins. 
• Í „Tímatal I(i)“ er ártal. 
• Í „Útgáfudagur“ er væntanleg dagsetning á fyrsta tölublaði
• Í „Tímatal J(j)“ er mánuðurinn sem tölublaðið kemur út. Best er að hafa þennan reit tóman.
• Það á að hafa „Tímatal K(k)“ reitinn auðan.

Svo skal smella á „Loka“.

 4) Að opna væntanleg eintök

Næst þarf að opna væntanlegt eintök miðað við spána sem var verið að búa til. Það er gert með því að smella á „Færsluaðgerðir“ og velja „Opna væntanleg eintök“.

Nú býr kerfið til væntanleg eintök miðað við komuspána sem var verið að útbúa. Það þarf að vera viss um að allt sé í lagi áður en smellt er á „Vista“. 

Ef það er eitthvað sem er ekki í lagi skal smella á „Fleygja“ í staðin fyrir „Vista“ og laga upplýsingarnar sem voru settar inn í komuspána (svið 853+F3).

Myndasögusyrpan

Andrés Önd

Athugið það þarf að bíða þar til glugginn með eintökunum er horfinn af skjánum (kerfið er smástund að hugsa). Það þarf að passa að ýta ekki aftur á vista þó að kerfið virðist vera búið að hugsa. Listinn mun hverfa sjálfur.

Nú er komið að því að vista þessa forðafærslu.  Það er gert með því að fara í „Vista“ og þar undir í  „Vista og losa færslu“ eða velja CTRL+ALT+R á lyklaborðinu.

Svo skal smella á „Fela lýsigagnaritil“ niðri í vinstra horninu eða velja ALT+M á lyklaborðinu.

Þegar búið er að bæta við áskrift á allar forðafærslur sem eru með virka áskrift skal smella á „Panta núna“ inn í pöntunarlínunni.

Svo skal smella á staðfesta ef það kemur upp gluggi. 

Ef eintök voru til áður, t.a.m. ef að búið var að bæta við stökum tímaritum þá eru sum tölublöð orðin tvöföld fyrir árið þar sem kerfið býr til tímarit fyrir heilt ár í senn. Einnig gæti verið að bókasafnið hafi ekki átt heilan árgang af tölublöðum. Þessum auka tölublöðum sem kerfið var að búa til þarf að eyða.

Skref 6. - Að eyða út auka tölublöðum

Ef það þarf að eyða út auka tölublöðum þá þarf að finna forðann aftur með því að leita að ISSN númerinu undir „Forðafærslur“. 

Þegar búið er að finna rétta forðafærslu skal smella á  „Skoða eintök“.

Þar er hægt að sía listann þannig að einungist sjáist tölublöð sem ekki er búið að móttaka.

Nú þarf að haka við þau auka eintök sem á að eyða.  

Þegar búið er að haka við öll eintökin skal velja  „Umsjón með völdum atriðum“ og velja þar „Fjarlægja eintök“. Síðan skal staðfesta.

Nú er búið að búa til pöntunina og komuspána, opna væntanleg eintök og eyða út auka eintökum. Lánþegi mun ekki sjá þessi eintök fyrr en það er búið að mótttaka þau inn í kerfið. 

Næsta skref er að móttaka tímaritin þegar þau koma í hús. 

Sjá leiðbeiningar:  

        2. Tímarit - Að taka á móti nýju tölublaði

Einu sinni á ári þarf að endurnýja áskriftina og opna öll tölublöðin fyrir komandi ár. 

Sjá leiðbeiningar: 

        3. Tímarit - endurnýjun áskrifta - að opna væntanleg eintök fyrir næsta ár