EFNISYFIRLIT

• Inngangur
• Sækja skýrsluna í Analytics/Greining
• Laga skjalið til
  • Merkja tvítekin atriði
  • Búa til nýja dálka fyrir opna athugasemd og lýsingu
  • Setja inn formúlur
  • Festa dálkaheitin
• Skjalið lagað
• Nýtt skjal búið til
• Skjalið keyrt í gegnum Item updater by Excel
• Upptökur
  • Tiltekt í lýsingu - kynningarfundur hjá Landskerfi bókasafna 28. maí 2025 
  • Tiltekt í lýsingu - Ferlið frá upphafi til enda  (sýnikennsla)

Inngangur

Í Analytics/Greining er til skýrsla sem heitir Tiltekt í lýsingu. Hún sækir lista yfir gögn í tiltekinni safndeild þar sem lýsing eintaks er ekki tóm. 

Þessi skýrsla er svo notuð til þess að búa til nýja dálka fyrir lýsingu og opna athugasemd. Fyrir fjölbindaverk þarf að bæta bindisnúmerinu inn í Upptalning A dálkinn líka.

Það er mikilvægt að skrifa aldrei neitt  í reitinn fyrir lýsingu, þar má aldrei fara neitt nema upplýsingar um bindisnúmer fjölbindaverka og árgang, tölublað o.þ.h. fyrir tímarit. 

Þessar upplýsingar þarf að skrá í Upptalning og Tímatal reitina og Gegnir býr svo lýsinguna til sjálfur út frá þeim upplýsingum. Það er nóg að það sé eitt eintak á einhverju bókasafni í safnakjarnanum sem ekki er rétt tengt og þá hefur það áhrif á frátektir á öllum eintökum á þeirri bókfræðifærslu á öllum söfnum í safnakjarnanum

Sækja skýrsluna í Analytics/Greining

Smellt er á Greining og skýrslan fundin, annað hvort með því að leita að henni í leitarglugganum eða smella á „Shared with me“ til að sjá allar skýrslur sem þú hefur aðgang að og smella svo á „Skoða skýrsluna í heild.“

Þegar hún opnast í Analytics/Greining þarf að velja safnið og safndeildina sem á að sækja. Neðst í skýrslunni er hlekkur „Export“ og þar er valið Data-> Excel til að flytja gögnin út í Excel skrá. 

Það er mikilvægt að flytja gögnin út sem Data því ef þau eru vistuð sem Formatted er ómögulegt að vinna með skrána eins og þarf í næstu skrefum.

Laga skjalið til

Þegar búið er að vista Excel skjalið á eigin tölvu þarf að laga það til svo auðveldara sé að vinna með það.

Merkja tvítekin atriði

Til að auðvelda okkur að sjá hvaða eintök hanga á sömu bókfræðifærslu segjum við Excel að merkja með rauðu þær færslur sem koma oft fyrir. 

Það er gert með því að velja MMS Id dálkinn (smella á A efst í dálknum til að velja hann allan). 

Þegar búið er að velja dálkinn er smellt á Conditional Formatting -> Highlight Cell Rules ->Duplicate Values

Þá opnast gluggi og nóg  er að smella á OK þar.

Búa til nýja dálka fyrir opna athugasemd og lýsingu

Næst er að bæta við þeim dálkum sem við ætlum að búa til, mér fannst heppilegt að hafa þá við hliðina á dálknum með raðtákni eintaks (dálkur F, Item Call Number). 

Þá vel ég þann dálk og vinstrismelli á músina og vel „Insert“ til að bæta við dálki, þar sem mig vantar tvo dálka geri ég þetta tvisvar. 

Þegar dálkarnir eru komnir set ég heiti á þá í efstu línuna og kalla þá t.d. Ný opin athugasemd og Ný lýsing.

Setja inn formúlur

Næst er að létta okkur verkið með því að setja inn formúlur í dálkana. Hér þurfum við að vita í hvaða dálka við ætlum að sækja, hjá mér er Ný opin athugasemd í dálki J, Ný lýsing í dálki K og Nýtt bindisnúmer í dálki L

Í Ný lýsing dálkinn set ég formúluna (reitur J2 í mínu skjali) =IF(ISBLANK(L2);"";L2&". bindi")

Formúlan athugar hvort L2 reiturinn sé tómur, þ.e. ekkert bindisnúmer er skráð í Nýtt bindisnúmer. Ef reiturinn er tómur á lýsingin að vera tóm og Excel á að setja í reitinn það sem er á milli gæsalappanna, þ.e. ekki neitt. 

Ef L2 reiturinn er ekki tómur á Excel að setja inn það sem stendur í honum reitnum og bæta svo við „. bindi“ þannig að í lýsinguna komi ekki neitt nema bindisnúmerið. Þegar við erum búin að setja formúluna inn er hún svo dregin niður í alla reiti í þeim dálki.

Næst er að setja samsvarandi formúlu í Ný opin athugasemd reitinn, ef ekkert er í Nýtt bindisnúmer dálknum er þetta ekki fjölbindaverk og því þurfa upplýsingarnar sem eru núna í Lýsing reitnum að færast í Opna athugasemd og setjum því inn þessa formúlu:

   =IF(ISBLANK(L2);I2;"")

Sem segir Excel að ef L2 reiturinn er tómur á að setja innihaldið í I2 (þ.e. núverandi lýsingu) í reitinn en ef L2 er ekki tómur á ekki að setja neitt. Þegar formúlan er komin í efsta reitinn er hún svo dregin niður í alla reiti í þeim dálki.

Festa dálkaheitin

Þegar þetta allt er klárt er svo að endingu smellt á View -> Freeze Panes -> Freeze Top Row til þess að við sjáum alltaf efstu línuna með dálkaheitunum.

Þá er skjalið tilbúið og hægt að byrja að laga það til. 

Það getur komið fyrir að formúlurnar skili ekki þeim texta sem þarf, t.d. ef menn vilja bæta við opinni athugasemd í eintak sem er fjölbindaverk. Þá er formúlunni einfaldlega eytt úr Opin athugasemd dálknum fyrir það tiltekna eintak og textinn sem á að koma í Opna athugasemd settur í staðinn.

Í Excel skjalinu eru reitir fyrir Upptalningu og Tímatal.

Formúlurnar skoða bara í reitinn fyrir Upptalning A, ef ártal á að koma í lýsinguna er það sett í Tímatal I reitinn og líka í lýsingarreitinn í staðinn fyrir formúluna. 

Athugið að þetta á bara við um fjölbindaverk, ef bókfræðifærslan lýsir ekki mörgum bindum sem koma út á mismunandi tíma kemur ekkert í lýsinguna.

Skjalið lagað

Þá er að fara í gegnum skjalið, ef um fjölbindaverk er að ræða er númer bindisins sett í Upptalning A reitinn, hér kemur sér vel að hafa merkt tvítekin færslunúmer með rauðu. 

Ef í Upptalning A er númer, en ekki er um fjölbindaverk að ræða þarf að eyða númerinu út. 

Upplýsingar um að þetta sé t.d. sjöunda bókin um Jack Reacher má setja í opna athugasemd, en ef hún er ein í bókfræðifærslu má ekki setja 7 í Upptalning A. 

Það er mjög mikilvægt að fara eftir þessari reglu því annars skemmir frátektir á öllum eintökum á öllum söfnum.

Nýtt skjal búið til

Þegar búið er að laga það sem þarf að laga er næsta skref að búa til Excel skjalið sem Item Updater by Excel notar til að breyta eintökunum. 

Fyrsta skrefið er að búa nýtt skjal til í Excel og breyta öllum reitum í því yfir í textareiti. 

Sum strikamerki byrja á núlli og ef það vantar finnur Gegnir ekki gagnið. Excel fjarlægir núll fremst í því sem hann túlkar sem tölur og því þarf að segja honum að láta núllin í friði. Það er gert með því að velja allt skjalið, vinstri smella með músinni, velja Format cells og forsníða sem Text.

Þá er hægt að fara tilbaka í vinnuskjalið og velja þá dálka sem þarf að breyta:

• Strikamerki
• Ný opin athugasemd
• Ný lýsing
• Enum A
• Enum B
• Chron I
• Chron J

Dálkarnir eru valdir í vinnuskjalinu og afritaðir (vinstri smella og velja Copy eða nota flýtilykla CTRL-c) og límdir í nýja skjalið (vinstri smella og Paset eða nota CTRL-v).

Dálkarnir í skjalinu þurfa að hafa sama heiti og kerfið notar:

Fremsti dálkurinn (dálkur A) þarf að innihalda strikamerkið og heita barcode.

Aðrir dálkar eru:

public_note

description

enumeration_a

enumeration_b

chronology_i

chronology_j

Áður en skjalið er keyrt í gegnum Item updater by Excel þarf að fara yfir það,athuga hvort allt sé allt í lagi og laga það sem þarf ef eitthvað er.

Skjalið keyrt í gegnum Item updater by Excel

Þegar búið er að fara yfir nýja skjalið og allt er rétt er það vistað á tölvunni. Þá er síðasta skrefið að fara í Gegni, smella á táknið fyrir skýjaforritin (sama tákn og notað er til að ræsa upp Spineometic skýjaforritið sem prentar út kjalmiðana). 

Ef Item updater by Excel er ekki á listanum yfir virk forrit þarf að smella á Tiltæk forrit og virkja það.

Þegar Item updater by Excel er ræst upp birtist þessi gluggi:

Nú þarf að opna möppuna þar sem Excel skjalið er vistað og draga skrána í kassann.

Þegar skráin er komin í kassann er að endingu smellt á Load items og þá fer skýjaforritð af stað gerir þær breytingar á eintökunum sem Excel skjalið segir til um. 

Þetta getur tekið langan tíma og því ágætt að gera þetta í áföngum, breyta circa 1000 eintökum í einu.

Þegar forritið er búið að keyra í gegnum skjalið birtir það skýrslu um verkið:

Í skránni hér að ofan  voru 20 færslur, af þeim var 20 færslum breytt og fjöldi sem ekki tókst að breyta var 0.

Og þá er búið að laga lýsinguna.

Að fylgjast með hvort eitthvað þurfi að laga

Hægt er að bæta við "Græju" hjá sér til að fylgjast með hvort ný eintök bætast í listann yfir það sem þarf að laga. Græjan heitir Lýsing í eintaki - Upptalning A tómur, á þjónustugáttinni eru leiðbeiningar um hvernig nýrri græju er bætt við: Smella hér fyrir leiðbeiningarnar

Græjan gagnast helst þegar búið er að laga eintökin eins og lýst er hér að ofan því ef listinn er tómur er allt í lagi, ef ekki þá þarf að laga gögnin.