EFNISYFIRLIT

• Skref 1 - Tilkynning um að kominn sé tími á að endurnýja áskrift birtist á verkefnalistanum.
• Skref 2 - Finna áskrift og velja „Breyta“.
• Skref 3 - Laga endurnýjunardag. 
• Skref 4 - Smella á forðafærsluna sem er með áskrift og velja „Skoða eintök“ undir þrípunktunum.
• Skref 5 -  Velja þar „Umsjón með völdum atriðum“ og velja „Opna væntanleg eintök“.       
• Skref 6 - Laga ef villa var í væntanlegum eintökum.
• Skref 7 - Fara til baka í „Upplýsingar um innkaupapöntunarlínu“. 
• Skref 8 - Smella á „Vista“ þegar búið er að opna öll væntanleg eintök.

Skref 1 - Tilkynning um að kominn sé tími á að endurnýja áskrift birtist á verkefnalistanum.

Þegar komið er að því að endurnýja áskriftir birtist tilkynning á verkefnalistanum. Undir „Pöntunarlínur“ þarf að smella á línuna „Beðið eftir endurnýjun“. 

Þá fer kerfið yfir á síðu sem heitir „Innkaupapöntunarlínur“. Tímaritin sem eru komin á endurnýjunardag fá stöðuna „Bíður eftir handvirkri endurnýjun“ og niðurstöðurnar hafa þegar verið þrengdar til að sýna bara pöntunarlínur með þessa stöðu.

Skref 2 - Finna áskrift og velja „Breyta“.

Þá þarf að finna tímaritið sem á að endurnýja og smella á „Breyta“ eða blýantstáknið.                 

Það fer eftir stillingum hvers notanda fyrir sig hvort skjárinn er tvískiptur eða heill.

Eða:

Ef listinn er langur þá getur tekið smá stund þar til Breyta-hnapparnir birtast.

Skref 3 - Laga endurnýjunardag. 

Í kaflanum „Upplýsingar um endurnýjun“ er reiturinn „Endurnýjunardagur“. Þar þarf að breyta dagsetningunni þannig að hún sé í desember á næsta ári. 

Ef vill þá er hægt að breyta áminningartímabilinu (hversu mörgum dögum fyrir dagsetninguna mun verkefnið birtast í verkefnalistanum). 

Skref 4 - Smella á forðafærsluna sem er með áskrift og velja „Skoða eintök“ undir þrípunktunum.

Þegar búið er að laga upplýsingar í endurnýjunarglugganum þarf að fara ofar á síðuna og finna kaflann „Forði fyrir pöntuð eintök“. Þar þarf að smella á þrípunktana við áskriftafærsluna og velja „Skoða eintök“. 

• Ath: Þetta þarf einungis að gera fyrir safndeildina þar sem nýjustu eintökin eru geymd. Engin áskrift þarf að vera í safndeildum fyrir gömul eintök, t.d. það sem er í geymslu.

Skref 5 -  Velja þar „Umsjón með völdum atriðum“ og velja „Opna væntanleg eintök“.       

Þá opnast listi yfir eintök. Hér þarf að fara í „Umsjón með völdum atriðum“ og velja „Opna væntanleg eintök“.            

Nú opnast gluggi með lista yfir væntanleg eintök ársins. 

Hér þarf að yfirfara og athuga hvort eintökin líti rétt út.

• Ef listi af væntanlegum eintökum er réttur skal smellt á „Vista eintök“ og síðan fara beint í skref 7 í þessum leiðbeiningum.
• Ef listi af væntanlegum eintökum er rangur skal smella á „Fleygja“ og fara í skref 6 í þessum leiðbeiningum.

Munið að bíða eftir því að kerfið hætti að vinna áður en farið er í næsta skref.  

Skref 6 - Laga ef villa var í væntanlegum eintökum.

Aðeins skal fara í skref 6 ef listi yfir væntanleg eintök var rangur. Annars skal fara beint í skref 7.

Ef væntanleg eintök birtust ekki rétt þarf að fara inn í lýsigagnaritilinn og laga áskriftarupplýsingarnar í forðafærslunni. 

Til að opna forðafærsluna er fyrst smellt á örina ofarlega til hægri:

Smella svo á linkinn fyrir aftan „Staðsetning“:

Svo skal smella á „Breyta“:

Nú opnast forðafærslan í lýsigagnaritlinum. Þar þarf að byrja á því að eyða út línunum 853 og 590 

Smella einhvers staðar inn í línuna 853, fara í „Breytingaraðgerðir“ og svo velja „Fjarlægja reit“ (einnig er hægt að smella á Ctrl+F6)

Smella svo inn í línuna 590 og endurtaka ferlið:

Næsta skref er að opna rétt færslusnið aftur. Það er gert með því að ýta á „Ctrl+E“ á lyklaborðinu og velja rétta komuspá úr lista. Þá opnast nýjar línur fyrir 853 og 590 inni í færslunni. 

Næst skal smella inn í línu 853 og ýta á F3 takkann á lyklaborðinu. 
Nú er hægt að fylla út réttar upplýsingar í komuspána miðað við fyrsta eintak næsta árs og smella á „Loka“. 

• Upplýsingarnar á skjámyndinni eiga við um Gestgjafann fyrir árið 2024

Nú þarf að velja „Vista og losa færslu“ (eða smella á Ctrl+Alt+R)  

Svo smella á „Fela lýsigagnaritil“ neðst í vinstra horninu.

Næst: Endurtaka skref 4-5 til að opna væntanleg eintök

Skref 7 - Fara til baka í „Upplýsingar um innkaupapöntunarlínu“. 

Ef listinn yfir eintök er enn á skjánum þá þarf að fara til baka í pöntunarlínuna með því að smella á örina við hliðina á „Listi yfir eintök“. 

Ef það eru fleiri forðaáskriftir í innkaupapöntunarlínunni sem þarf að endurnýja skal endurtaka skref 4-5 (og 6 ef þarf).

Skref 8 - Smella á „Vista“ þegar búið er að opna öll væntanleg eintök.

Þegar búið er að opna öll væntanleg eintök í pöntunarlínunni þarf að smella á „Vista“ í pöntunarlínunni sjálfri.

Þegar kerfið hefur vistað breytingarnar kemur græn tilkynning um að nú sé pöntunarlínan komin með stöðuna „Bíður eftir endurnýjun“ (enska: „Recurring Renewal“).

Í listanum sést að tímaritið er ekki lengur með stöðuna „Bíður eftir handvirkri endurnýjun“ heldur er það núna með stöðuna „Bíður eftir endurnýjun“. Sú staða er eðlileg þar til aftur þarf að endurtaka ferlið í desember á næsta ári.

Endurtaka þarf ferlið fyrir öll tímarit sem eru með stöðuna „Bíður eftir handvirkri endurnýjun“.