EFNISYFIRLIT

• Inngangur
• Reitir sem hægt er að breyta
  • Reitir fyrir tímabundna staðsetningu
• Kóðatöflur

Inngangur

Hægt er að nota skýjaforritið Item updater by Excel til að breyta ýmsum upplýsingum um áþreifanleg eintök. 

Skýjaforritið tekur, eins og nafnið gefur til kynna, Excel skrá sem inntak og breytir gögnum í samræmi við það sem er í Excel skjalinu.  

Fyrsti dálkurinn í Excel skjalinu þarf að heita „barcode“ og innihalda strikamerki þess eintaks sem á að breyta. Sum strikamerki eru með tölustafinn núll (0) fremst í strikamerkinu og hið sama á við um kóðana fyrir reglu eintaks, margir þeirra byrja á tölustafnum 0. 

Excel á það til að fjarlægja núllin og til að koma í veg fyrir það borgar sig að forsníða alla dálka í Excel skjalinu sem texta. 

Það má gera með því að smella efst í hornið til vinstri til að velja alla dálka í skjalinu, hægrismella svo með músinni og velja Format Cells og velja þar Text.

Heitið á öðrum dálkum er svo það svið sem á að breyta. 

Ef breyta þarf t.d. reglu eintaks er búinn til dálkur í Excel skjalinu sem á að nota sem inntak og heiti þess dálks þarf að vera „policy“, eins og sést í töflunni hér fyrir neðan.

Á myndinni hér að ofan sést hvernig Excel skjal myndi líta út sem breytir tveimur eintökum og setur reglu eintaks á 14 daga. Athugið að í „policy“ dálkinn þarf að setja kóðann fyrir viðkomandi reglu, ekki lýsinguna 14 dagar.

Í töflunni neðst í skjalinu segir dálkurinn Tegund inntaks hvað á að koma í viðkomandi dálka, og fyrir „policy“ er tegund inntaks „kóði“ sem segir okkur að hér eigi að koma kóði. 

Hægt er að breyta mörgum sviðum í einu, t.d. setja inn inn ártal „chronology_i“, árgang  „enumeration_a“  og tölublað „enumeration_b“ fyrir tiltekin eintök og setja þau á reglu eintaks  „policy“ 14 dagar,

Í dæminu hér að ofan er enginn dálkur sem heitir „description“ og því breytir Item updater by Excel ekki lýsingunni á eintökunum, forritið breytir bara því sem er í Excel skjalinu.   

Vilji menn breyta lýsingunni er hægt að bæta við dálki í Excel skjalið sem heitir „description“ og þá þarf að passa að lýsingin sé á sama sniði og kerfið býr sjálft til. Athugið að lýsing ætti alltaf að sækja upplýsingar í enumeration og chronology reiti og það er best gert með formúlu í Excel og hana þarf að sérsníða fyrir efnið sem verið er að breyta hverju sinni. Því mun koma skjal með leiðbeiningum um hvernig má búa þessar formúlur til. Almenna reglan er sú að í lýsingu fer aldrei neitt nema upplýsingar sem sóttar eru í Upptalning og Tímatal reitina, það á við bæði þegar eintökum er breytt með Item updater by Excel og þegar eintök eru tengd í aðfangaferlinu í Gegni. 

Á þjónustuvefnum eru leiðbeiningar um þetta: Lýsing eintaks fyrir fjölbindaverk og tímarit

Þar sem skýjaforritið vinnur alltaf með kóða þarf að passa að þegar Tegund inntaks reiturinn segir  sé kóðinn settur inn en ekki lýsingin sem sést í Gegni, t.d. setja kóðann 37 í policy  ef breyta á í annarlán en ekki textann Annarlán.  

Ef dálkur er ekki í Excel skjalinu er því sviði ekki breytt, en ef dálkur er í Excel skjalinu og er auður verður það svið autt í eintaksfærslunni.Þannig er þannig hægt að hreinsa t.d. út lýsingu með því að hafa í skjalinu dálk sem heitir „description“ og engin gildi.  

Kóða fyrir efnistegundir og reglur eintaks er að finna í listum í leiðbeiningunum en kóða safndeildanna má t.d. sjá í eintaksforminu: