Lánþegalistar í Gegni

EFNISYFIRLIT

• Fyrir hverja?
• Hvaðan eru gögnin sótt?
• Hvernig er listinn undirbúinn?
• Notendahópar
• Bekkjardeild, netfang og símanúmer
• Heiti skráarinnar
• Hvað ef nýr nemandi bætist við síðar?

Fyrir hverja?

Hægt er að senda inn excel-skrá til að láta uppfæra lánþegaréttindi fyrir komandi skólaár. Í skránni eiga ekki aðeins að vera nýir nemendur heldur allir nemendur skólans auk alls starfsfólks.

• Grunnskólasöfn og háskólasöfn geta sent inn lánþegalista í excel samkvæmt leiðbeiningum.
• Framhaldsskólar sem nota INNU þurfa ekki að senda inn lánþegalista því uppfærsla lánþega í Gegni er gerð með samtengingu við INNU.
  

Mjög mikilvægt er að skila inn rétt uppsettum listum og því skal lesa leiðbeiningar vel til þess að flýta fyrir innkeyrslu.

Hvaðan eru gögnin sótt?

Hver skóli sér um að draga gögnin sín út úr nemendakerfi skólans, t.d. Mentor eða Uglu.

• Munið að hafa bæði nemendur og starfsfólk í sama lista. Sendið aðeins einn lista fyrir hvern skóla. 
• Röðun skiptir ekki máli, það er bæði hægt að hafa listann í stafrófsröð eða einhverri annarri röð. 

Upplýsingar um notendahópa koma ekki frá nemendakerfi skólans. Þær upplýsingar þarf að fylla inn í skjalið áður en það er sent til Landskerfis.

Hvernig er listinn undirbúinn?

Það er afar mikilvægt að listinn sem skóli sendir inn sé í samræmi við sniðmátið sem þarf að nota, því ef í listanum eru rangir notendahópar eða ef vantar dálka í lista þá getur forritið ekki keyrt listana inn í Gegni. 

Hafið listann samfelldan - engar auðar línur mega vera í listanum

Hægt er að sækja rétt uppsett Excel skjal og nota sem sniðmát, sjá viðhengi neðst á þessari síðu.

ATH: Heiti skráarinnar verður að vera samkvæmt ákveðinni formúlu, sjá neðar.

SKYLDUSVIÐ - DÁLKAR SEM VERÐUR AÐ FYLLA ÚT:

• Kennitala
  • Kennitalan verður að vera án bandstriks
• Nafn
• Notendahópur
    

DÁLKAR SEM MEGA VERA TÓMIR:

• Bekkjardeild
• Netfang
• Sími1
• Sími2

Athugið að allir ofangreindir dálkar þurfa að vera til staðar í skjalinu, jafnvel þó þeir séu tómir. Annars stoppar forritið og les enga lánþega inn. 
Það má alls ekki breyta dálkheitunum, þau þurfa að vera nákvæmlega eins og að ofan er greint.

Notendahópar

Notendahópur lýsir lánþeganum og skilgreinir hvaða þjónustu hann fær frá bókasafninu. Allir lánþegar verða að tilheyra einhverjum notendahópi.

Í skjalið á að setja kóðann (númerið) fyrir notendahópinn, ekki heiti notendahópsins.

 Kóðar fyrir notendahópa

Tæmandi lista yfir notendahópa má finna hér

Bekkjardeild, netfang og símanúmer

Neðangreindir dálkar mega vera tómir, en það má alls ekki eyða þeim út úr skjalinu

• Bekkjardeild gagnast til dæmis ef á að raða útlána- og vanskilalistum eftir bekkjum. Einnig er hægt að setja starfsheiti kennara í þennan dálk ef þess er óskað.
• Netföng hafa virkni í kerfinu. Ef netföng eru sett inn í lánþegalista getur tölvupóstur senst til lánþega frá bókasafnskerfinu við ýmsar aðgerðir, t.d. frátektapóstar og rukkanir þegar búið er að setja upp rukkkeyrslur í viðkomandi safnakjarna. Af þessum sökum er ekki víst að allir skólar vilji setja netföng inn í kerfið.
  • Aðeins má hafa eitt netfang í reitnum.
• Símanúmer eru sett í Sími1 og Sími2. 
  Ef einungis eitt símanúmer er sett í listann þá fer það í Sími1. 
  • Aðeins má hafa eitt símanúmer í hvorum reit. Ef setja þarf tvö símanúmer hjá lánþeganum verða þau að fara í Sími1 og Sími2 - ekki setja þau bæði saman í annan hvorn dálkinn.

Heiti skráarinnar

Innkeyrsluforritið les úr skráarnafninu hvar eigi að gefa réttindin. Þess vegna þarf nafnið á Excel skránni að innihalda réttar upplýsingar.  

Nafnið á skránni þarf að vera sett svona upp: safnakjarni, undirstrik, kóði bókasafns.

• Dæmi um skráarnafn fyrir Brekkubæjarskóla: grunnsk_bregv.xlsx því skólinn er í Grunnskólakjarnanum og safnakóðinn þeirra er BREGV. 
• Samsteypusafn sem er í Almenningssafnakjarnanum notar alm sem fyrsta lið í skráarnafninu, t.d. alm_kergs.xlsx. 

Kóðar safna eru aðgengilegir á þessari síðu: https://landskerfi.is/um-okkur/bokasofnin

Aðeins er hægt að senda inn Excel skrár þ.e. skrár sem enda á .xlsx. Skrám á öðru sniði,t.d. .ods eða .csv þarf að breyta í Excel skrár áður en þær eru sendar.

Listinn sendur inn

Sendið listann til Landskerfis annað hvort í gegnum verkbeiðnakerfi eða í tölvupósti á netfangið hjalp@landskerfi.is. 

Vinsamlegast vandið ykkur við skil á listanum til að flýta fyrir innkeyrslu

Ef lánþegalistinn er ekki rétt uppsettur og forritið getur ekki keyrt listann inn þá verður að senda hann til baka og biðja um rétt uppsett skjal.

Vegna persónuverndarsjónarmiða er rétt að taka fram að innsend skrá er einungis notuð til að lesa nöfn inn í Gegni. Starfsmenn Landskerfis bókasafna eru þeir einu sem hafa aðgang að skránni og henni er eytt að loknum innlestri.

Hvað ef nýr nemandi bætist við síðar?

Ef nýr lánþegi bætist við á safnið eftir að listi hefur verið sendur, þá skal virkja lánþegann handvirkt, sjá leiðbeiningar. 

Ekki á að senda inn viðbótarlista með örfáum nöfnum.