Safnkostur - tölfræði

EFNISYFIRLIT

• Opna skýrslu
• Yfirlit
• Söfn - Flokkar

Skýrslur yfir safnkost sýna fjölda eintaka og titla eftir mismunandi breytum í hverjum safnakjarna. Athugið að yfirlitsskýrslan nær einungis yfir safnakjarna sem þitt bókasafn er hluti af en ekki landið allt eins og í yfirlitsskýrslu fyrir útlán og topplista. 

Opna skýrslu

Til að komast inn í tölfræði yfir safnkost þarf að skrá sig inn í Gegni og ýta á „Skýrslur“ í vinstri valmyndinni.

Þaðan skalt þú velja „Safnkostur (eintök) - v1 - allt“ undir „Skýrslur bókamerktar af kerfisstjóra“.

Þú getur bókamerkt skýrsluna og þá birtist hún undir „Bókamerktar skýrslur“ í staðinn fyrir „Skýrslur bókamerktar af kerfisstjóra“. 

Ef skýrslan er ekki undir „Bókamerktar skýrslur“ eða „Skýrslur bókmerktar af kerfisstjóra“ notar þú leitargluggann og slærð inn „safnkostur“. Þegar þú smellir á skýrsluna ertu komin(n) inn í tölfræði yfir safnkostinn. 

Í valmyndinni uppi er hægt að velja um mismunandi skýrslur: „Yfirlit“, „Söfn - flokkar“, „Söfn - flokkar - mánuðir“ og „Söfn - greining“. 

Upphafssíðan „Yfirlit“ sýnir tölur yfir eintök og titla hjá bókasöfnum í safnakjarnanum.

Yfirlit

Í yfirliti yfir safnkostinn er hægt að skoða töflur yfir fjölmargar breytur safnkosts. Þessar breytur byggjast á upplýsingum úr bæði eintökum og bókfræði. Til dæmis Eintakastaða, Safndeild, Tungumál og Efnistegund bókfræði. 

Til að gera okkur aðeins betur grein fyrir hvernig er best að vinna í þessari skýrslu skulum við skoða nokkur dæmi:

Flestar töflurnar sýna fleiri niðurstöður en glugginn leyfir. Því getur verið gott að stækka töfluna.

Þá fyllir taflan út allan gluggan á skjánum hjá okkur eins og myndin fyrir neðan sýnir. Til að minnka töflun aftur ýttu á "X" efst upp í hægra horni. 

Til að velja röðun á töflunni ýtum við á táknið sem sýnir örvar benda upp og niður. Þá fáum við upp glugga þar sem við getum við getum ákveðið röðun eftir ýmsum breytum.

Ég vil að röðunin sé flokkuð eftir titlum frá hæstu til lægstu tölu.

Þá lítur taflan svona út.

Tölfræðin bíður upp á endalausa möguleika og hvetjum við ykkur til að prófa ykkur áfram með því að velja mismunandi valmöguleika úr valmynd.

Söfn - Flokkar

Í skýrslu fyrir Söfn - Flokkar getum við skoðað stöðu safnkost með því að greina upplýsingar í eintökum og titlum.

Upplýsingarnar fyrir þessa skýrslu eru sóttar úr bókfræðifærslum og eintakafærslum.

Þær upplýsingar sem eru sóttar í eintakafærslu eru „Skráningarár“, „Efnistegund eintaks“, „Eintakastaða“, „Safndeild“, „Ferilstaða“ og „Ástand“.

Þær upplýsingar sem eru sóttar í bókfræðifærslu eru „Efnistegund bókfræði“, „Útgáfuár“, „Tungumál“, „Bókmenntaform“ og „Uppruni höfundar“.

Í valmyndinni uppi ákveðum við hver birting töflunnar á að vera, hvað við viljum sjá út frá því sem við höfum valið. Þessi valmynd er sú sem við viljum byrja á að skoða því hún er það sem ákveður hvernig taflan er sett upp.

Í valmyndinni vinstra megin eru ýmsar breytur sem við getum notað til að skilgreina og þrengja niðurstöðurnar nær því sem við viljum. 

Fyrir neðan sjáum við töflu sem sýnir fjölda eintaka eftir eintakastöðu í hverri safndeild á Amtbókasafni Stykkishólms. Ég er ekki með neitt valið í valmyndinni til hægri.

Niðurstöður skýrslunnar sýna tölur yfir „Eintök“, Eintök – eytt“, „Eintök – öll“ og „Titlar“.

• Eintök: Sýnir fjölda af virkum eintökum sem eru til í safnkosti.
• Eintök – eytt: Sýnir fjölda eintaka sem hefur verið eytt úr safnkosti.
• Eintök – öll: Sýnir öll eintök sem eru virk og hefur verið eytt úr safnkosti
• Titlar: Sýnir alla titla sem eru til í safnkosti

Ég vil þrengja niðurstöðurnar. Ég fer þá í valmyndina til vinstri og vel að sjá aðeins eintök með eintakastöðuna „14 dagar“ og „30 dagar“.

Þá líta niðurstöðurnar svona út.

Taflan raðar safndeildunum fyrst því ég er með það valið sem yfirflokk og þá sé ég hversu mörg eintök og titlar eru í hverri deild með eintakastöðun 14 dagar eða 30 dagar. Ef ég myndi aftur á móti breyta yfirflokk í Eintakastöðu og undirflokk í Safndeild myndi taflan breytast og líta svona út.

Þetta er sömu niðurstöður en röðunin er önnur, nú er búið að raða safndeildum undir eintakastöðu.

Þessi skýrsla getur verið sniðug í að nota til að sjá hvort það eru einhverjar villur í bókfræðifærslum eða eintakafærslum. Sem dæmi ætla ég að skoða barnadeildina á Amtbókasafni Stykkishólms.

Í valmyndinni uppi vel ég „Efnistegund bókfræði“ í yfirflokki og „Efnistegund eintaks“ í undirflokki.

Eina breytan sem ég vel í valmyndinni vinstramegin er „Barnadeild“ undir Safndeildar fellilistanum.

Þá lítur taflan svona út.

ATH! Að það birtist hvergi í töflunni að ég sé að skoða eintök í barnadeild, ég gæti verið með margar safndeildir valdar, en út af því að ég er ekki með safndeild valda sem yfir- eða undirflokk að þá sé ég aðeins þær breytur sem eru skráðar undir yfir- og undirflokk.

Í þessari töflu sé ég að það það hefur eitthvað farið á mis í „Efnistegund eintaks“ við skráningu efnis inn í kerfið. Ég vil skoða þetta aðeins nánar og sjá hvaða titlar eru á bakvið þessar tölur. Ég hægri smelli á „DVD“ og vel „Drill to Attribute/Hierarchy…“

Veldu „Titill(mms)“ eða „Titill_allt“ undir „f_safnkostur_eintök“.

Þá breytist taflan og sýnir þér titlana fyrir þá breytu sem þú valdir í töflunni. Þú getur svo skoðað titlana og eintökin í Gegni og athugað hvort þú getir lagað þær villur sem hafa átt sér stað. Í tilfellinu hér fyrir neðan var eitt eintak undir þessum titli merkt sem „DVD“ í „Efnistegund“.

Til að fara til baka aftur í skýrsluna ýtir þú á endurheimta örina í horninu efst til hægri.

Þessi skýrsla er gríðarlega gott tæki í að skoða og greina safnkostinn. Við mælum með að prófa ykkur áfram, því meira sem maður gerir því skýrara verður þetta.